Règles du groupe – Administrateurs

General – Administrateurs – Communication – Foodsaving – Foodsharing Points (FPs) – Onboarding

Ce document est une traduction de l’accord de groupe original en allemand [PDF]. En cas d’ambiguïté ou de mauvaise traduction, le document original en allemand est la référence valable pour le fonctionnement du groupe.

1. Intention

Mission

Préserver l’intégrité juridique et financière de l’association tout en orientant son alignement stratégique à long terme sur sa mission

Offres

  • Représenter l’association dans tous les actes juridiques et administratifs
  • Gérer les finances de l’association de manière transparente
  • Garantir une assurance de responsabilité civile couvrant les activités de l’association
  • Organiser les Assemblées Générales
  • Réalisation de médiations sur demande
  • Décider sur l’exclusion du membre de l’association à la demande des membres
  • Définir l’orientation stratégique et mener une planification à long terme dans le cadre d’un processus participatif impliquant tous les membres motivés
  • Apporter un soutien actif au Leader du Council dans la direction opérationnelle de l’association

Objectif

Représentation juridique et administrative efficace, gestion financière et vision stratégique pour garantir que l’association reste fidèle à sa mission et que ses projets se déroulent sans heurts

Domaine

  • Choix de l’assurance et de la banque
  • Alignement de la feuille de route à long terme et de la mission de l’association

2. Comment devenir membre de ce Cercle ?

Désignation par élection sociocratique lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle

3. Comment me retirer de ce Cercle ?

Annoncer ma démission à tous les membres de l’association. Voir les statuts pour la procédure.

Ou bien :

Laisser le 1er mandat se terminer et ne pas se représenter.

4. Rôles

4.1. 2 E-Mail Checkers

Responsabilités

  • S’occuper de la boîte aux lettres administrators@foodsharing.lu
  • Configurer le transfert automatique vers d’autres administrateurs à leur demande

4.2. 2 Trésoriers

Responsabilités

  • Gérer les comptes financiers en tenant un document avec tous les mouvements de compte
  • Documenter la consommation du budget dans un document
  • Préparer les rapports financiers pour l’Assemblée générale et le public.

4.3. Personne de contact pour l’assurance

Responsabilités

  • Communication bidirectionnelle avec notre assurance
  • Traitement des cas de sinistre

4.4. 2 Responsables pour myguichet.lu

Responsabilités

  • Donner accès à la personne de contact pour la Sécurité Alimentaire du projet Foodsharing Points
  • Contrôler les déclarations des Foodsharing Points

4.5. Ajouts de responsabilité au Représentant de ce cercle

  • Se désigne comme médiateur dans chaque groupe sur Karrot afin de pouvoir examiner les demandes d’exclusion et les partager avec son cercle

4.6. Comment prendre un rôle ?

  1. Élection sociocratique lors des réunions d’arrondissement des administrateurs.

4.7. Comment céder mon rôle ?

  1. Annoncer sa démission à tous les membres de son cercle et du cercle dans lequel on a travaillé
  2. Inviter les personnes intéressées par le rôle à la prochaine réunion de cercle
  3. Élection sociocratique lors de la prochaine réunion de cercle
  4. Faire le transfert du rôle avec la nouvelle personne
  5. Annoncer le changement à tous les membres de son propre cercle et du cercle dans lequel on a travaillé
  6. Être disponible pendant quatre semaines pour répondre aux questions.

5. Procès-verbaux

Lors de chaque réunion, on adopte le rapport de la réunion précédente. Ensuite, le secrétaire et le modérateur de cette réunion font un extrait du document en PDF et le signent avec une image de leur signature ou avec une signature digitale.

Historique des modifications
  • 19.01.2026
  • Modifié : adapté l’intention pour devenir responsable pour maintenir l’association fidèle à sa mission
  • 16.12.2025
  • Modifié : offre relative à la résolution des conflits : Le cercle ne peut plus faire appel à un médiateur externe.
  • Ajouté : responsabilité supplémentaire pour Représentant ce ce cercle
  • 01.12.2025
  • Ajouté : nouveaux rôles “2 Responsables pour myguichet.lu”
  • 27.10.2025
  • Ajouté: “Procès-verbaux”
  • 02.07.2025
    • Ajouté : nouveaux rôles “2 E-Mail Checkers”
  • 08.04.2025
    • Modifié : transféré dans ce document
    • Ajouté : nouveau rôle “Personne de contact pour l’assurance”
    • Modifié : clarifié responsabilités du “Trésorier”