Règles du groupe – Communication

General – Administrateurs – Communication – Foodsaving – Foodsharing Points (FPs) – Onboarding

Ce document est une traduction de l’accord de groupe original en allemand [PDF]. En cas d’ambiguïté ou de mauvaise traduction, le document original en allemand est la référence valable pour le fonctionnement du groupe.

1. Intention

Mission

  • Communiquer sur la question des pertes et des déchets alimentaires et sur les activités de Foodsharing en interne et dans le domaine public.
  • Nous analysons la situation actuelle des pertes et du gaspillage alimentaires et, en collaboration avec les instances publiques et politiques, nous obtenons des améliorations durables dans la législation concernée.

Offres

  • Réseaux sociaux
  • Site Web
  • Établir et entretenir des relations avec d’autres groupes d’intérêt
  • Accroître le niveau de notoriété de notre association
  • Assurer notre présence dans les médias
  • Concevoir des médias imprimés
  • Installer et entretenir des plateformes numériques
  • Venir en aide aux membres ayant des problèmes techniques lors de l’utilisation des plateformes
  • Fonction de passerelle entre l’organisation et la politique (aka pratique et théorie)
  • Élaboration de revendications politiques
  • Interviews ou conseils internes en préparation d’interviews à orientation politique
  • Élaboration de campagnes politiques

Objectifs

  • Sensibiliser le public à ce que nous faisons, à notre vision, à notre mission et à nos objectifs en utilisant notre identité de marque
  • Donner des interviews à la presse avec des données scientifiques sur la question des pertes et gaspillages alimentaires
  • Haute disponibilité de nos plateformes de communication et de notre site web
  • Soutenir d’autres cercles pour qu’ils fassent entendre leur voix
  • Améliorer la communication interne de l’association et veiller à la nétiquette, à l’exclusion de la résolution des conflits
  • Il existe au plus tard en 2026 une loi sur le gaspillage alimentaire au Luxembourg, qui contribue à réduire de 55% le gaspillage alimentaire dans l’UE d’ici 2030.

Domaine

  • Gérer tous les comptes de médias sociaux, notre site web et le compte général de courrier électronique moien@foodsharing.lu
  • Établir et entretenir des relations avec les parties prenantes externes et les mettre en contact avec les personnes concernées au sein de notre association.
  • Création de supports, tels que des dépliants, des autocollants et des bannières
  • Définir des exigences et les faire connaître également en interne
  • Contacter et négocier avec des partenaires externes, tels que des ONG, des ministères et d’autres groupes.

2. Rôles

2.1. Leader de Cercle

Le Leader de Cercle est responsable de la gestion opérationnelle du cercle. Il veille à ce que le travail du cercle soit aligné avec la direction définie avec le cercle supérieur et l’objectif global de l’organisation, et à ce que les tâches quotidiennes soient accomplies efficacement.

Responsabilités
  • Participer aux réunions du cercle supérieur en tant que membre à part entière, et rendre compte au cercle des décisions, orientations et discussions issues de ces réunions.
  • Diriger et coordonner les activités opérationnelles du cercle, en veillant à ce que le travail avance vers les objectifs convenus.
  • Veiller à ce que les ressources, les tâches et les informations soient bien organisées et facilement accessibles à tous les membres du cercle.
  • Soutenir les membres du cercle dans l’accomplissement de leurs rôles et aider à lever les obstacles auxquels ils sont confrontés.
  • Suivre les points d’action entre les réunions et effectuer des relances pour s’assurer que les choses avancent.
  • Convoquer et planifier les réunions du cercle, en utilisant par exemple framadate.org comme outil de planification.
  • Préparer les ordres du jour des réunions axés sur les objectifs du cercle, en collaboration avec le Facilitateur.
  • Accueillir les nouveaux membres du cercle et les aider à s’intégrer au groupe.
  • Servir de principal point de contact pour le cercle.
Compétences
  • Bonnes aptitudes à la communication et capacité d’écoute
  • Honnête et fiable
  • Familier avec le fonctionnement de notre association
  • Bien organisé et accessible / ouvert au dialogue

2.2. Représentant de Cercle

Le Représentant de Cercle est la voix du cercle au sein du cercle supérieur. Il assure un lien de retour ascendant, garantissant que les perspectives, les préoccupations et les informations du cercle remontent dans l’organisation.

Responsabilités
  • Participer aux réunions du cercle supérieur en tant que membre à part entière.
  • Porter à l’attention du cercle supérieur les expériences, les besoins et les préoccupations du cercle.
  • Formuler des objections au sein du cercle supérieur au nom du cercle, si une décision proposée empêchait le cercle d’accomplir sa mission.
  • Aider le cercle à comprendre comment son travail s’inscrit dans l’organisation dans son ensemble.
Compétences
  • Compétences de base en communication et bonne capacité d’écoute
  • Capacité à synthétiser différents points de vue
  • Esprit d’équipe

2.3. Facilitateur du Cercle

Le Facilitateur du Cercle est responsable de guider le cercle dans ses réunions de manière structurée et inclusive. Il crée les conditions permettant à toutes les voix d’être entendues et aux décisions d’être prises par consentement.

Responsabilités
  • Préparer les ordres du jour des réunions en collaboration avec le Leader de Cercle, en se concentrant sur le déroulement du processus et la gestion du temps.
  • Animer les réunions du cercle en suivant le format convenu et en maintenant le groupe sur la bonne voie.
  • Veiller à ce que tous les membres du cercle aient une opportunité égale de s’exprimer et de contribuer.
  • Guider le cercle à travers les processus de prise de décision sociocratiques, notamment les tours de parole, les décisions par consentement et les élections de rôles.
  • Maintenir une dynamique de réunion productive : maintenir la concentration, rediriger avec bienveillance les digressions et gérer efficacement le temps.
  • Aider le cercle à distinguer les questions opérationnelles des décisions de politique générale.
  • Rester neutre durant les discussions ; lorsqu’il parle en tant que Facilitateur, éviter de défendre des positions particulières.
  • Accompagner le cercle dans le traitement constructif des objections.
Compétences
  • Expérience dans l’animation et l’accompagnement de processus d’animation
  • Connaissance des méthodes sociocratiques et de la communication non violente
  • Excellentes capacités d’écoute et de médiation
  • Très bon sens de la communication

2.4. Secrétaire du Cercle

Le Secrétaire du Cercle soutient le fonctionnement organisationnel et administratif du cercle. Il veille à ce que les documents soient tenus à jour, que les informations soient communiquées clairement.

Responsabilités
  • Envoyer les invitations aux réunions, les ordres du jour et les documents pertinents aux membres du cercle avant chaque réunion.
  • Rédiger le compte rendu des réunions, incluant la liste des participants, les décisions prises, les actions convenues et les points clés de la discussion.
  • Veiller à ce que les membres du cercle puissent suivre le compte rendu en temps réel pendant la réunion, par exemple en utilisant un document partagé en ligne ou en le projetant sur un écran.
  • Finaliser et partager le compte rendu dans les 24 heures suivant chaque réunion.
  • Maintenir et organiser le backlog du cercle.
  • Mettre à jour l’accord de groupe si nécessaire, en incluant l’historique des modifications à la fin. Veiller à ce que la version mise à jour soit publiée sur le site web et annoncée sur le mur du groupe général sur Karrot.
Compétences
  • Maîtrise de Google Docs et frappe rapide et précise
  • Sens de l’organisation et méthode de travail structurée
  • Compétences en matière de documentation et de traitement de l’information

2.5.E-Mail Checker

  • Gère les e-mails envoyés à moien@foodsharing.lu et transmet les demandes aux personnes ou cercles concernés
  • Maîtrise la communication écrite professionnelle en anglais, français, allemand et luxembourgeois
  • Adopte un style rédactionnel professionnel en accord avec notre mission et nos valeurs

2.6.Facebook Manager

  • Responsable Facebook
  • S’intéresse aux réseaux sociaux
  • Contribue à la communication en créant et en diffusant du contenu, en organisant et en promouvant des événements, en interagissant avec la communauté en ligne et en coordonnant son action avec les autres responsables des réseaux sociaux afin de garantir que la communication soit en adéquation avec la mission et les objectifs de l’entreprise.

2.7.Instagram Manager

  • Responsable Instagram
  • S’intéresse aux réseaux sociaux
  • Contribue à la communication en créant et en diffusant du contenu, en organisant et en promouvant des événements, en interagissant avec la communauté en ligne et en coordonnant son action avec les autres responsables des réseaux sociaux afin de garantir que la communication soit en adéquation avec la mission et les objectifs de l’entreprise.

2.8.LinkedIn Manager

  • Responsable pour LinkedIn
  • S’occuper des messages et transmettre les demandes aux rôles ou cercles respectifs
  • S’intéresse aux réseaux sociaux
  • Contribue à la communication en créant et en diffusant du contenu, en organisant et en promouvant des événements, en interagissant avec la communauté en ligne et en coordonnant son action avec les autres responsables des réseaux sociaux afin de garantir que la communication soit en adéquation avec la mission et les objectifs de l’entreprise.

2.9.Mail Checker

  • Retrait du courrier à l’adresse physique de l’association au moins tous les deux mois
  • Numérisation et archivage des lettres sur Google Drive, transmission de celles-ci aux personnes et services concernés, tout en garantissant une gestion confidentielle et fiable des documents.

2.10.Web Editor

  • Responsable du site web
  • Doit posséder une expérience de WordPress, ainsi que de solides compétences organisationnelles et une approche proactive du travail
  • Chargé de la mise à jour trimestrielle des chiffres et des données sur la page d’accueil, ainsi que de leur amélioration continue
  • Veiller à ce que tous les contenus du site web soient disponibles en anglais, en français et en luxembourgeois, soit en traduisant soi-même les contenus, soit en supervisant les traductions commandées à des tiers
  • Ajouter des événements, y compris des séances d’information et des articles de presse

2.11. Représentant de Meng Landwirtschaft

  • Interlocuteur principal pour la communication avec Meng Landwirtschaft, chargé de comprendre et de traiter les e-mails en luxembourgeois, et impliqué dans les questions politiques.

2.12. Responsable communication interne

Responsabilités
  • Renforcer la communication interne et la cohésion de la communauté 
  • Partager les actualités pertinentes, les étapes clés et les témoignages au sein de l’association
  • Veiller à ce que les informations importantes — telles que les résultats de l’assemblée générale, les décisions clés, les communiqués de presse et les exemples de bonnes pratiques — soient communiquées de manière claire, attrayante et accessible
  • S’inscrire dans les canaux de communication existants (notamment le groupe général) afin de favoriser une participation plus large et de renforcer le sentiment d’appartenance au sein de la communauté
  • Intégrer des images directement dans le texte et recourir au « storytelling » (narration) pour susciter l’engagement de la communauté
  • Solliciter régulièrement l’équipe de communication pour obtenir des témoignages et des conseils à partager
Compétences
  • Excellentes compétences en communication écrite, avec un style empathique, inclusif et engageant
  • Capacité à communiquer de manière personnalisée et axée sur la communauté
  • Bon sens de la narration et du renforcement de l’esprit communautaire
  • Sens de l’organisation et capacité à sélectionner, hiérarchiser et partager les informations pertinentes avec l’ensemble des adhérents
  • Capacité à coordonner les axes de communication et à orienter les thèmes
  • maîtrise de français et anglais ; la maîtrise de l’allemand et du luxembourgeois est un atout

3. Sous-cercles

IT Management

Mission

Faciliter la communication et l’organisation internes et externes grâce aux systèmes informatiques

Objectifs

  • Installation et maintenance du site web et des plateformes de communication
  • Être en contact avec les développeurs des systèmes informatiques pour résoudre les problèmes et demander des fonctionnalités
  • Aider les membres qui rencontrent des problèmes techniques lors de l’utilisation des plateformes.

Domaine

  • Décider des plateformes à utiliser en fonction du retour d’information de chacun

Rôles

Gestionnaire des actifs informatiques

  • Gestion de nos comptes informatiques, y compris l’hébergement web, le serveur de sauvegarde, l’enregistrement du nom de domaine, les adresses électroniques et le système de partage de fichiers.
  • Configuration et renouvellement des noms de domaine du projet
  • Suivi des coûts et envoi des factures au chef de cercle IT Management et au représentant, qui les transmettront à ceux du cercle de communication.
  • Gestion des utilisateurs, des dossiers partagés et des adresses e-mail
  • Mise à jour du guide Google Drive

Gestionnaire des actifs informatiques Backup

  • Mêmes droits que le Gestionnaire des actifs informatiques
  • N’intervient qu’en cas d’indisponibilité du Gestionnaire des actifs informatiques ou avec son accord.

Personne de contact Karrot

  • Signaler les problèmes et les demandes de fonctionnalités à l’équipe de développement de Karrot
  • Partage des annonces Karrot, des notes de version et des appels à participer au cercle IT Management

Administrateur des serveurs

  • S’assurer que nos applications, y compris Karrot et WordPress, sont opérationnelles et mises à jour.
  • Mettre à jour et sécuriser les systèmes d’exploitation du serveur
  • Gestion des utilisateurs du serveur

Administrateur des serveurs Backup

  • Mêmes droits que l’administrateur des serveurs
  • N’intervient que si l’administrateur des serveurs n’est pas disponible ou s’il a donné son accord.
Historique des modifications
  • 02.07.2026
    • Ajouté: Responsable communication interne
  • 15.05 2026
    • Ajoutés : les rôles de responsable de cercle, de représentant, de modérateur, de secrétaire et de représentant agricole
    • Modifiés, précisés et compétences ajoutées : vérificateur d’e-mails, gestionnaire Facebook, Instagram et LinkedIn, vérificateur de courrier et éditeur web
    • Supprimé : personne de contact Frères des hommes
  • 03.04.2025
    • Ajouté: rôle de « LinkedIn Manager »
    • Changé: clarifié responsabilités du rôle de « Web Editor » avec deux points supplémentaires
  • 13.01.2025
    • Enlevé: rôle de « Who is Who Manager » déplacé au Council
  • 15.10.2024
    • Enlevé: rôle de « Circle and Role Visualiser »
  • 16.06.2024
    • Ajouté: rôle de « Frères des Hommes Contact Person »
  • 28.03.2024
    • Ajouté: incorporation du cercle Political Work en ajoutant ses mission,  offres, objectif et domaine
  • 04.03.2024
    • Ajouté rôles du cercle IT Management
  • 09.10.2023
    • Ajouté: mission, objectifs et domaine
  • 30.08.2023
    • Ajouté: cercle IT Management
    • Ajouté: tous les rôles