Règles du groupe

General – Communication – Foodsaving – Foodsharing Points (FPs) – Onboarding – Political Work – Workshops

Ce document est une traduction de l’accord de groupe original en allemand [PDF]. En cas d’ambiguïté ou de mauvaise traduction, le document original en allemand est la référence valable pour le fonctionnement du groupe.

1. Notre ADN

Vision

Tous les aliments comestibles au Luxembourg sont consommés.

Mission

Lutter contre la perte et le gaspillage alimentaire.

Objectifs

  • Faciliter la redistribution rapide d’aliments qui seraient jetés, mais qui sont encore comestibles, à des personnes indépendamment de leur situation financière ou sociale
  • Sensibiliser à la problématique de la perte et du gaspillage alimentaires et à leurs impacts sur le climat, l’environnement et la société.
  • Promouvoir un changement systématique afin de réduire considérablement les pertes et le gaspillage alimentaires

Valeurs

Respect

Pour nous, le respect implique l’acceptation des règles, l’ouverture et la justice.

Fiabilité

La fiabilité est inhérente à notre motivation.

Sens des responsabilités

Le sens des responsabilités inclut la durabilité, la transparence et le traitement gratuit des denrées alimentaires sauvées. Étant responsables des aliments sauvés, nous privilégions un traitement rapide de ceux-ci plutôt qu’une redistribution caritative si elle n’est pas immédiatement accessible.

Communauté

La structure et le déroulement de nos réunions, ainsi que la responsabilité formelle, visent à prévenir les conflits. Dans la mesure du possible, nous communiquons nos retours d’information par le biais d’une communication non violente.

2. Adhésion

Responsabilités des membres

  • S’inscrire sur notre plateforme de communication avec une photo et sous son identité réelle.
  • Soutenir activement et le mieux possible Foodsharing Luxembourg.

Comment devenir membre ?

  • Remplir le formulaire d’adhésion comprenant l’accord juridique et la déclaration de confidentialité et accepter les statuts et l’accord de groupe en les signant.
  • Assister à une réunion d’information
  • Le cercle Onboarding confirme qu’il n’y a pas d’exclusion de l’association.

Comment démissionner de son poste de membre ?

Envoyer un e-mail au groupe de travail onboarding pour expliquer sa démission.

Comment puis-je être exclu des membres ?

Voir l’article 11 des Statuts

3. Structure

3.1. Cercle

Un cercle est un groupe semi-autonome et autogéré de personnes égales qui sont collectivement responsables d’un domaine de travail, de décision et d’influence et qui peuvent prendre des décisions. En accord avec les principes de la sociocratie, chaque cercle peut, si nécessaire, créer des rôles ou des cercles limités dans le temps, dont les responsabilités sont clairement définies et qui sont dissous lorsqu’ils ont rempli leurs fonctions.

3.2. Rôles

  • Chaque membre peut endosser plusieurs rôles.
  • Chaque rôle élu dans les cercles doit être réattribué lors de la réunion du cercle qui suit l’assemblée générale.

3.2.1. Leader d’un cercle

Tous les cercles ont un Leader. Seuls les cercles Council (voir ci-dessous) et Administrators (voir ci-dessous) n’ont pas ce rôle.

Responsabilités du leader d’un cercle

  • Transférer les questions du cercle parent dans le cercle
  • S’assurer que toutes les actions servent à réaliser l’objectif du cercle
  • Agir en tant que personne de contact pour leur cercle

Comment devenir leader d’un cercle ?

Élection sociocratique lors d’une réunion du cercle parent. Redéfinition chaque année lors de la première réunion de cercle après l’Assemblée Générale ordinaire.

Comment abandonner mon rôle de leader d’un cercle ?

  1. Annoncer sa démission à tous les membres de son propre cercle et du cercle parent
  2. Attendre le résultat de l’élection sociocratique lors de la prochaine réunion du cercle
  3. Faire le transfert du rôle avec la nouvelle personne
  4. Annoncer le changement à tous les membres de son cercle et du cercle parent
  5. Être joignable pendant quatre semaines pour les demandes de renseignements

3.2.2. Représentant d’un cercle

Le Council (voir ci-dessous) n’a pas ce rôle. Pour tous les autres cercles, ce rôle est facultatif.

Responsabilités du représentant d’un cercle

  • Rendre compte de leur cercle au cercle immédiatement supérieur des décisions prises, de l’évolution du sous-cercle, de l’impact sur le cercle des décisions prises dans le cercle parent, etc.

Comment devenir représentant d’un cercle ?

Élection sociocratique lors d’une réunion du cercle. Rôle de Foodsaver comme condition pour les représentants régionaux d’un cercle régional. Redéfinition chaque année lors de la première réunion de cercle après l’Assemblée Générale ordinaire.

Comment abandonner mon rôle de représentant d’un cercle ?

  1. Annoncer sa démission à tous les membres de son propre cercle et du cercle parent
  2. Inviter les personnes intéressées par le rôle à la prochaine réunion du cercle
  3. Élection sociocratique lors de la prochaine réunion de cercle
  4. Faire le transfert du rôle avec la nouvelle personne
  5. Annoncer le changement à tous les membres de son cercle et du cercle parent
  6. Être joignable pendant quatre semaines pour les demandes de renseignements

4. Travail en Working Circles (WC) (Cercles de travail)

4.1. Working Circles

Name
Communication
Foodsaving
Foodsharing Points (FPs)
Onboarding
Political Work
Workshops

Chacun des cercles de travail susmentionnés peut modifier lui-même son mode de fonctionnement, repris dans l’accord de groupe, doit insérer un historique des modifications à la fin et doit communiquer ces modifications à tous les membres.

4.2. Comment devenir membre d’un Working Circle?

Chaque membre de l’association peut adhérer à autant de cercles ou sous-cercles de travail qu’il le souhaite. Le nouveau membre informe tous les autres membres de ce cercle de son adhésion.

5. Structure de liaison

5.1. Administrateurs

Responsabilités

  • Élire un représentant et deux trésoriers.
  • Représenter l’association dans tous les actes juridiques et administratifs
  • Assurer l’organisation de réunions régulières, par exemple si l’on a oublié de désigner le rôle de facilitateur pour la prochaine réunion.

Comment devenir membre de ce Cercle ?

  1. Désignation par élection sociocratique lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle

Comment me retirer de ce Cercle ?

  1. annoncer ma démission à tous les membres de l’association. Voir les statuts pour la procédure.

Ou bien :

  1. Laisser le 1er mandat se terminer et ne pas se représenter.

5.1.1. Trésorier

Responsabilités

  • gérer les comptes financiers
  • Préparer les rapports financiers pour l’Assemblée générale et le public.

Comment devenir trésorier ?

  1. élection sociocratique lors des réunions d’arrondissement des administrateurs.

Comment céder mon rôle de trésorier ?

  1. annoncer sa démission à tous les membres de son cercle et du cercle dans lequel on a travaillé
  2. inviter les personnes intéressées par le rôle à la prochaine réunion de cercle
  3. élection sociocratique lors de la prochaine réunion de cercle
  4. faire le transfert du rôle avec la nouvelle personne
  5. annoncer le changement à tous les membres de son propre cercle et du cercle dans lequel on a travaillé
  6. être disponible pendant quatre semaines pour répondre aux questions.

5.2. Council (Conseil)

Ce cercle est composé des leaders et des représentants des Working Circles, des Administrateurs et du Cercle des Well-Being-Managers.

Responsabilités

  • Échange sur l’organisation de manifestations ou d’autres actions de sensibilisation
  • Échange sur les chiffres actuels des membres et des Foodsaver.
  • Optimisation de la structure organisationnelle

Comment devenir membre du Conseil ?

Voir la description du rôle du leader et du représentant.

6. Organigramm

Organigramme: Regional Circles (voir Foodsaving) en vert ⬤, Working Circles en rouget ⬤, Council en violet ⬤, Administrators en orange ⬤

7. Réunions

On distingue les réunions d’organisation, l’assemblée plénière et les réunions de cercle, ainsi que les réunions d’information. L’assemblée générale est décrite dans les statuts. Les réunions de cercle ont lieu au moins une fois tous les deux mois et les réunions d’information au moins une fois par mois. La consommation d’alcool est interdite au cours de nos réunions.

7.1. Réunions d’organisation

Déroulement des réunions

  1. Accord sur une ou plusieurs langues utilisées au cours de la réunion
  2. Tour des présents
  3. Tour de partage de ce qui n’est pas agréable
  4. Tour de reconnaissance et de gratitude
  5. Tour de partage des progrès, des annonces et des idées, en bref
  6. Prochaine réunion, y compris désignation du facilitateur
  7. Présentation et adaptation de l’ordre du jour, y compris la priorisation des thèmes
  8. Traitement des points de l’ordre du jour
  9. Tour de feedback : retour sur les rôles et évaluation de notre collaboration
  10. Tour de contrôle

Tu peux toujours passer quand c’est ton tour.

Rôles

Les rôles suivants changent à chaque réunion :

  • Facilitateur : cette personne est désignée à chaque réunion pour la suivante. Elle fixe une date qui convient à la plupart des membres, grâce à framadate.org par exemple, établit un ordre du jour avec une répartition du temps, grâce à framapad.org par exemple, auquel tout autre membre peut ajouter des points, et anime la réunion.
  • Gardien de la mémoire : cette personne rédige un rapport de la réunion, y compris les noms des personnes présentes. Elle l’envoie à tous les membres dans les cinq jours suivant la réunion.
  • Gardien du temps : cette personne regarde l’heure et informe le facilitateur s’il y a un risque de trop s’écarter de l’ordre du jour.
  • Gardien du cœur : cette personne observe l’état d’esprit des différents membres, veille à leurs besoins individuels et peut interrompre la réunion en cas de crise ou de conflit. Elle peut aussi organiser un exercice pour apaiser, concentrer ou réveiller le groupe.

Décisions

Les décisions sont prises de manière sociocratique lors de la réunion des membres, selon le principe : « Safe enough to try, good enough for now ». Seuls les membres sont habilités à prendre des décisions. La procédure est la suivante :

  1. Demander conseil aux autres.
  2. élaborer une proposition.
  3. présenter la proposition.
  4. clarifier les questions de compréhension sans entamer de discussion.
  5. demander aux autres s’ils ont des objections. Les objections sont justifiées si elles démontrent de manière crédible comment l’association ou ses membres se porteraient moins bien suite à la décision. Il est préférable que l’objection contienne une proposition d’amélioration.
  6.  intégrer les propositions d’amélioration.
  7. répéter le point 3 jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’objections.

7.2. Réunions d’information

Pendant les réunions d’information :

  • une liste de présence est établie
  • on fait connaître notre association aux personnes présentes en leur expliquant nos projets
  • on explique aux membres potentiels la procédure à suivre pour devenir membre 
  • on attire l’attention sur notre convention de groupe

8. Bien-être

8.1. Lignes directrices relatives à la nétiquette

Les lignes directrices suivantes contribuent à garantir le respect de nos valeurs lorsque nous interagissons en ligne. Si vous remarquez qu’une personne ne les respecte pas, vous êtes habilité, en tant que membre, à afficher les lignes de conduite ci-dessous en guise de rappel:

  1. Soyez respectueux, aimable, courtois et clair dans votre communication. Nous sommes tous impliqués dans la création d’un environnement accueillant. Traitons tout le monde avec respect.
  2. C’est simple. Si vous n’osez pas le dire en face à face, ne le dites pas en ligne. Est-il préférable de publier votre message en ligne ? Pourriez-vous parler à la personne ou aux personnes par message direct ? Est-il préférable d’en discuter lors d’une réunion en face à face ou en ligne ? Réfléchissez à ce que vous voulez obtenir et aux personnes qui doivent être informées.
  3. Relisez ce que vous avez écrit pour vous assurer que votre message dit bien ce que vous voulez et qu’il ne sera pas mal interprété. N’utilisez ni majuscules (« JE CRIE / JE SUIS EN COLÈRE ») ni plusieurs points d’exclamation (« Laissez-moi respirer !!! »).
  4. Dans la mesure du possible, rédigez votre message en deux langues. Ainsi, le plus grand nombre possible de personnes comprendront. Deepl et Google Translate peuvent vous aider.
  5. Assurez-vous que tout le monde sait qui vous êtes, quel est votre rôle et à qui  vous écrivez. Par exemple, je suis le responsable de la coopération de XXXX. Indiquez clairement à qui vous écrivez (« Tous » ou « Bonjour John ») et terminez par votre nom et votre rôle (« nom, Leader de la communication »).
  6. Utilisez des émoticônes. Les émoticônes peuvent aider à exprimer des sentiments qui risquent de se perdre dans la traduction, notamment l’humour, l’exaspération, la célébration, l’épuisement et même la confusion. Utilisez au maximum trois émojis par message.
  7. Accordez-leur le bénéfice du doute. Si vous êtes offensé par quelque chose que quelqu’un a dit en ligne, gardez à l’esprit que vous avez peut-être mal compris ses intentions. Accordez-lui le bénéfice du doute. Vous pouvez également le contacter directement pour résoudre le problème.
  8. Pas d’intimidation ni de discours haineux. Veillez à ce que tout le monde se sente en sécurité. Les brimades d’aucune sorte ne sont autorisées et les commentaires dégradants sur des sujets tels que la race, la religion, la culture, l’orientation sexuelle, le genre ou l’identité ne sont pas tolérés.
  9. Foodsharing Luxembourg est une organisation sociocratique. Aucune personne ne détient tous les pouvoirs. Les décisions sont prises en consultation avec les cercles.

8.2. Politique de résolution des conflits

A un moment donné, des conflits et des tensions apparaissent dans toute relation ou groupe. Les personnes concernées par un conflit peuvent ressentir une grande variété d’émotions. L’attitude à adopter doit être de considérer le conflit comme un cadeau, une opportunité de développement personnel, de faire évoluer la relation entre toutes les personnes concernées et peut-être même de faire évoluer le groupe tout entier. Faire partie de ce groupe implique de s’engager pour tenter de résoudre les conflits qui surviennent, et non de les éviter ou les ignorer. L’objectif est de maintenir le groupe en bonne santé afin qu’il puisse atteindre ses objectifs de manière efficace. En cas de refus, la personne qui refuse de le faire peut être invitée à quitter le groupe.

Les étapes suivantes devraient vous guider :

  1. Toutes les parties doivent réellement tenter de résoudre le conflit entre les individus eux-mêmes.
  2. Familiarise-toi avec les bases de la communication non violente (CNV). En fait, il est utile de passer par les étapes suivantes :
    1. Que vois-tu se passer ? (observations)
    2. Que ressens-tu à ce sujet ? (sentiments)
    3. De quoi as-tu besoin dans cette situation ? (besoins)
    4. Que veux-tu qu’il se passe ? (demandes spécifiques)
    5. Que pouvons-nous convenir de faire à ce sujet ? (accords)
  3. Si la situation devient tendue, difficile ou conflictuelle, tout membre du groupe est encouragé à suggérer un « temps d’arrêt », une pause pendant laquelle les participants prennent du recul et réfléchissent à ce qui se passe et à la manière dont ils ont pu contribuer à la situation. Les participants peuvent ensuite revenir ensemble pour régler le problème sur place, en commençant par dire comment ils ont pu contribuer à rendre la situation plus tendue ou plus difficile. Il est également possible d’organiser une réunion spéciale pour en parler, si toutes les personnes concernées sont d’accord. (voir aussi le rôle du « gardien du cœur » dans les réunions)
  4. Si un conflit survient en dehors d’une réunion, la personne en conflit essaie de le régler directement avec l’autre lors d’une réunion en face à face, dans le respect des différences et dans le cadre des règles de notre accord de groupe.
  5. Si le conflit survient en ligne, nous vous conseillons vivement de vous référer aux lignes directrices de la nétiquette (voir ci-dessus) et d’en rappeler le contenu à toutes les parties concernées.
  6. Si le conflit ne peut être résolu entre les individus eux-mêmes, il doit être signalé aux responsables du cercle impliqué.
  7. Si tout le reste a échoué, ou si l’une des fautes relève de la liste des infractions pouvant conduire à l’exclusion de l’ensemble de Foodsharing Luxembourg (voir ci-dessous), s’adresser à un membre des Administrateurs. Les administrateurs sont tenus de répondre au signalement d’une infraction et de la traiter dans les 2 semaines. Si cela s’avère nécessaire, un médiateur externe indépendant peut être utilisé à ce stade afin d’avancer et d’aider à résoudre le conflit. Les administrateurs convoqueront les parties concernées pour discuter de l’incident ou des incidents, prendront une décision et la communiqueront directement aux parties concernées.

8.3. Liste des infractions

Les infractions suivantes peuvent entraîner l’exclusion de Foodsharing Luxembourg et sont valables pour tous ses membres. Cette liste n’est pas exhaustive. La sanction et la durée d’application pour le non-respect d’une de ces règles sera décidée par les administrateurs.

  • Collecter pour le compte d’une autre organisation ou vendre / remettre de la nourriture en échange d’une compensation financière quelconque de la nourriture provenant de nos coopérations
  • Ne pas adhérer à nos valeurs
  • Atteinte à l’image / diffamation de Foodsharing Luxembourg
  • Intimidation / Menaces / Harcèlement / Diffamation entre membres
  • Violation grave d’une règle de l’accord de groupe
  • Infraction pénale dans le cadre d’une de nos activités
  • Détournement d’argent ou vente de matériel appartenant à notre association

9. Distribution

Les denrées alimentaires sont distribuées de manière inconditionnelle. Cela signifie que personne n’est favorisé. Chacun reçoit la quantité qu’il souhaite. Rien n’est gardé ou mis de côté. Ceux qui viennent plus tard peuvent choisir ce qui reste. Chacun décide lui-même si et à qui il donne quelque chose.

10. Finances

Le principe de base est le suivant : aussi peu que possible, autant que nécessaire.

  • Le travail de Foodsharing Luxembourg est en principe bénévole.
  • Aucun aliment ne peut être vendu ou utilisé comme marchandise d’échange, même ceux pour lesquels des aliments sauvés ont été transformés.
  • Aucune boîte à dons ne peut être installée dans un point de partage de nourriture, sinon Foodsharing Luxembourg pourrait être considéré comme une entreprise alimentaire pour avoir accepté de vendre des denrées alimentaires.
  • Les dons pour l’association sont autorisés lors d’événements s’il est clairement indiqué que les aliments sont gratuits. Pour cela, des pancartes peuvent être installées avec les mentions « Dons pour l’association Foodsharing Luxembourg » et « Aliments à donner ».
  • Il n’y a pas de caisse en espèces permanente.
  • Les éventuels frais de transport sont à la charge de l’association.
  • Les rapports financiers doivent être publics et transparents et peuvent être consultés sur foodsharing.lu.
  • Chaque Cercle représenté au Council soumet à ce dernier, en mars et en septembre de chaque année, un budget avec les recettes et les dépenses prévues pour les six mois à venir.
  • Sur la base de ces budgets, des recettes et dépenses réelles des années précédentes et du solde actuel du compte, le Council répartit au maximum 75% de l’argent disponible entre les Working Circles.
  • Seules les dépenses approuvées par le Council peuvent être remboursées, le représentant du Working Circle en faisant la demande auprès des trésoriers.

11. Révision

Chaque année, cet accord de groupe est revu avant l’assemblée générale afin que d’éventuelles propositions d’amélioration puissent être soumises à l’assemblée générale. Pour cela, un administrateur crée un groupe de travail.

Historique des modifications

  • 03.07.2023
    • Changé: adapté « Déroulement des réunions »
  • 07.03.2023
    • Change: adapté organigramme
    • Ajouté: Netiquette, politique de résolution des conflits et liste des infractions sous “Bien-être”
    • Enlevé: Well-Being Manager system
  • 31.01.2023
    • Enlevé: Distribution Days
  • 09.01.2023
  • Ajouté: contrôle d’exclusion de l’association sous « Comment devenir membre ? » sous « adhésion »
  • 19.12.2022
    • Ajouté: mission et objectifs
    • Changé: ordre: « Cercles » vient avant « Rôles » sous « Structure »
    • Ajouté: description de « Leader d’un cercle » et de « Représentant d’un cercle » sous « Rôles » dans le cadre de l’introduction du double lien
    • Enlevé: « Représentant d’un groupe de travail au sein du Conseil » sous « Travail en Working Circles (WC) (Cercles de travail) » pour cause de généralisation dans le cadre de l’introduction du double lien 
    • Ajouté: complété « Council (Conseil) » par Leaders dans le cadre de l’introduction du double lien
    • Enlevé: limite sur le nombre des Cercles de lesquelles on peut être Représentant dans le Council 
  • 28.08.2022
    • Ajouté: processus de budgétisation et de remboursement
  • 18.07.2022
    • Supprimé: Working Circle « Awareness (sensibilisation) » pour cause de domaine vide et d’inactivité
    • Changé: transféré domaine du Working Circle « Awareness (sensibilisation) »  au « Foodsaving (anti-gaspillage) »
    • Ajouté: élection d’une personne représentative comme responsabilité en dessous « Managers du bien-être d’un cercle régional »
    • Ajouté: élargissement du Council avec une personne représentative des Managers du bien-être directement en dessous de « Council (Conseil) »
    • Ajouté: explication sur les cercle Régionaux directement en dessous de « Managers du bien-être d’un cercle régional »
    • Supprimé: « Répartition des membres en Regional Circles (RC) (Cerces Régionaux) » déplacé dans le partie du Foodsaving des règles du groupe